Wystawianie faktur bez VAT to temat, który dotyczy wielu przedsiębiorców – zarówno tych rozpoczynających działalność, jak i firm korzystających ze zwolnienia z VAT. Odpowiednio przygotowana faktura nie tylko spełnia wymogi prawne, ale również buduje profesjonalny wizerunek Twojej firmy. W tym poradniku krok po kroku wyjaśnię, kiedy możesz wystawiać faktury bez VAT oraz jak poprawnie je przygotować.
Kto może wystawiać faktury bez VAT?
Faktury bez podatku VAT (czyli faktury z oznaczeniem „zwolnione z VAT”) mogą wystawiać:
- Przedsiębiorcy zwolnieni z VAT ze względu na nieprzekroczenie limitu sprzedaży (obecnie 200 000 zł rocznie)
- Osoby prowadzące działalność nierejestrowaną (przychód do 75% minimalnego wynagrodzenia miesięcznie)
- Firmy, których działalność jest zwolniona z VAT na podstawie przepisów (np. niektóre usługi medyczne, edukacyjne)
- Przedsiębiorcy wykonujący czynności zwolnione z VAT na podstawie art. 43 ustawy o VAT
Pamiętaj! Jeśli prowadzisz działalność nierejestrowaną, również możesz wystawiać faktury. Nie musisz być zarejestrowanym podatnikiem VAT ani posiadać firmy, aby wystawić prawidłowy dokument sprzedaży.
Obowiązkowe elementy faktury bez VAT
Faktura bez VAT musi zawierać określone elementy, aby była uznana za prawidłowy dokument. Pominięcie któregokolwiek z poniższych elementów może skutkować zakwestionowaniem faktury przez organy podatkowe:
- Numer faktury oraz datę wystawienia
- Dane sprzedawcy (imię, nazwisko/nazwa firmy, adres, NIP – jeśli posiadasz)
- Dane nabywcy (imię, nazwisko/nazwa firmy, adres, NIP – jeśli posiada)
- Datę sprzedaży lub wykonania usługi
- Nazwę towaru lub usługi, ilość i jednostkę miary
- Cenę jednostkową netto
- Wartość sprzedaży netto
- Informację o przyczynie zwolnienia z VAT (podstawa prawna)
W przypadku działalności nierejestrowanej nie posiadasz NIP-u, więc nie umieszczasz go na fakturze. Zamiast tego możesz podać swój PESEL, choć nie jest to obowiązkowe.
Jak prawidłowo oznaczyć zwolnienie z VAT na fakturze?
Kluczowym elementem faktury bez VAT jest odpowiednie oznaczenie zwolnienia. Błędna podstawa prawna może podważyć wiarygodność dokumentu. W zależności od Twojej sytuacji, należy umieścić odpowiednią adnotację:
- Dla podmiotów korzystających ze zwolnienia ze względu na limit obrotów: „zwolnione z VAT na podstawie art. 113 ust. 1 (lub ust. 9) ustawy o VAT”
- Dla działalności nierejestrowanej: „sprzedaż dokonana przez podmiot niebędący podatnikiem w rozumieniu ustawy o VAT” lub „dostawa/usługa wykonana przez podmiot niebędący podatnikiem w rozumieniu art. 15 ustawy o VAT”
- Dla czynności zwolnionych przedmiotowo: „zwolnione z VAT na podstawie art. 43 ust. [odpowiedni punkt] ustawy o VAT”
Adnotację o zwolnieniu umieszcza się zazwyczaj w miejscu, gdzie na zwykłej fakturze znajduje się stawka VAT. Warto wyróżnić tę informację, aby była łatwo zauważalna dla odbiorcy faktury.
Jak wystawić fakturę bez VAT krok po kroku
Przygotowanie faktury bez VAT możesz przeprowadzić sprawnie, postępując według poniższych wskazówek:
- Wybierz narzędzie do wystawienia faktury – może to być program do fakturowania, arkusz kalkulacyjny lub gotowy szablon w formacie PDF/Word
- Nadaj numer faktury – stosuj kolejną numerację, np. 1/2023, 2/2023 itd.
- Uzupełnij dane sprzedawcy i nabywcy – wpisz pełne dane teleadresowe
- Określ datę wystawienia i sprzedaży – mogą być takie same lub różne
- Dodaj listę towarów/usług – wraz z ilością i ceną jednostkową
- Oblicz wartość sprzedaży – pomnóż ilość przez cenę jednostkową
- Dodaj adnotację o zwolnieniu z VAT – zgodnie z odpowiednią podstawą prawną
- Określ formę i termin płatności – np. przelew 7 dni, gotówka, itp.
- Podpisz fakturę – podpis nie jest obowiązkowy, ale zwiększa wiarygodność dokumentu
Narzędzia do wystawiania faktur bez VAT
Wybór odpowiedniego narzędzia może znacząco usprawnić proces fakturowania. Rozważ następujące opcje:
- Programy do fakturowania online – wiele z nich oferuje darmowe konta dla małych firm (np. wFirma, Fakturownia, InFakt)
- Szablony Excel/Word – możesz pobrać gotowe wzory i dostosować je do swoich potrzeb
- Aplikacje mobilne – pozwalające wystawiać faktury z telefonu, idealne dla osób pracujących w terenie
- Gotowe druki – dostępne w sklepach papierniczych (opcja najmniej wygodna, ale może być przydatna w sytuacjach awaryjnych)
Większość nowoczesnych narzędzi do fakturowania automatycznie dodaje odpowiednie oznaczenia o zwolnieniu z VAT i pilnuje poprawności numeracji, co znacznie zmniejsza ryzyko popełnienia błędu.
Najczęstsze błędy przy wystawianiu faktur bez VAT
Unikaj tych typowych pomyłek, które mogą skutkować zakwestionowaniem faktury:
- Brak podstawy prawnej zwolnienia z VAT
- Niepoprawne dane sprzedawcy lub nabywcy
- Błędna numeracja faktur lub powtarzanie numerów
- Nieprawidłowe oznaczenie „VAT np” zamiast informacji o zwolnieniu
- Brak daty sprzedaży
- Nieprecyzyjny opis towarów lub usług
- Niewłaściwe wyliczenie kwot (zwłaszcza przy większej liczbie pozycji)
Jeśli wystawiasz faktury dla firm z UE lub spoza UE, pamiętaj o dodatkowych oznaczeniach dotyczących transakcji wewnątrzwspólnotowych lub eksportowych. W takich przypadkach warto skonsultować się z księgowym, ponieważ przepisy są bardziej złożone.
Przechowywanie i korekta faktur bez VAT
Po wystawieniu faktury pamiętaj o:
- Przechowywaniu kopii – faktury należy archiwizować przez 5 lat, licząc od końca roku podatkowego. Możesz je przechowywać w formie papierowej lub elektronicznej, pod warunkiem zapewnienia ich autentyczności
- Możliwości korekty – w przypadku błędu wystawiasz fakturę korygującą, zawierającą odniesienie do pierwotnej faktury i wskazanie, co ulega zmianie. Faktura korygująca powinna zawierać słowa „FAKTURA KORYGUJĄCA” lub „KOREKTA”
- Duplikatach – jeśli oryginał zaginie, możesz wystawić duplikat oznaczony jako „DUPLIKAT” z datą jego wystawienia oraz datą wystawienia pierwotnej faktury
Prawidłowo wystawiona faktura bez VAT to dokument, który spełnia wszystkie wymogi prawne i stanowi podstawę do rozliczeń podatkowych. Stosując się do powyższych wskazówek, unikniesz problemów podczas kontroli i zapewnisz profesjonalną obsługę swoich klientów. Warto również na bieżąco śledzić zmiany w przepisach podatkowych, które mogą wpływać na sposób wystawiania faktur.