Czym jest nota korygująca i kiedy ją stosować
Nota korygująca to dokument, który służy do sprostowania pomyłek w otrzymanych fakturach VAT. W przeciwieństwie do faktury korygującej, nota korygująca może być zastosowana jedynie do poprawy ściśle określonych elementów faktury, które nie wpływają na wartość transakcji.
Zgodnie z art. 106k ustawy o VAT, notą korygującą można poprawić wyłącznie takie elementy jak:
- Dane sprzedawcy i nabywcy (nazwa, adres, NIP)
- Oznaczenie towaru lub usługi (z wyjątkiem zmiany kodu CN)
- Błędy formalne, np. numer faktury, data wystawienia
Ważne: Noty korygującej nie można stosować do zmiany wartości transakcji, stawki VAT, ilości towarów czy usług. W takich przypadkach konieczne jest wystawienie faktury korygującej przez sprzedawcę.
Ciekawostka: Nota korygująca funkcjonuje w polskim systemie podatkowym od 2004 roku i została wprowadzona, aby uprościć proces korygowania drobnych błędów w fakturach bez konieczności angażowania wystawcy faktury.
Kto wystawia notę korygującą
Notę korygującą wystawia zawsze nabywca towaru lub usługi, czyli odbiorca faktury zawierającej błędy. Jest to istotna różnica w porównaniu z fakturą korygującą, którą wystawia sprzedawca.
Nabywca, zauważywszy błąd w otrzymanej fakturze, może samodzielnie sporządzić notę korygującą bez konieczności proszenia sprzedawcy o wystawienie nowego dokumentu. Pamiętaj jednak, że wystawiona nota korygująca musi zostać zaakceptowana przez wystawcę pierwotnej faktury.
Proces akceptacji obejmuje:
- Przesłanie noty korygującej do sprzedawcy
- Uzyskanie podpisu sprzedawcy na nocie lub potwierdzenia jej otrzymania
- Zachowanie potwierdzenia akceptacji noty dla celów podatkowych
Elementy noty korygującej – co musi zawierać
Prawidłowo sporządzona nota korygująca powinna zawierać następujące elementy:
1. Wyrazy „NOTA KORYGUJĄCA” lub „NOTA”
2. Numer kolejny i datę wystawienia noty
3. Dane nabywcy (wystawcy noty): nazwa, adres, NIP
4. Dane sprzedawcy (adresata noty): nazwa, adres, NIP
5. Numer faktury, której dotyczy korekta oraz datę jej wystawienia
6. Wskazanie treści korygowanej informacji (co jest błędne)
7. Treść prawidłowej informacji (jak powinno być)
8. Podpis wystawcy noty korygującej
9. Podpis wystawcy faktury (lub potwierdzenie otrzymania noty)
Prawidłowe oznaczenie dokumentu jest kluczowe – musi jednoznacznie wskazywać, że jest to nota korygująca, a nie inny dokument księgowy. Warto również pamiętać o nadaniu odpowiedniego numeru, który ułatwi identyfikację dokumentu w przyszłości.
Dodatkowe informacje w nocie korygującej
Oprócz elementów obowiązkowych, w nocie korygującej możesz umieścić dodatkowe informacje, które ułatwią identyfikację transakcji lub uzasadnią wprowadzenie korekty:
– Uzasadnienie wystawienia noty
– Informacje o osobie kontaktowej
– Dane dotyczące płatności (jeśli są istotne)
– Dodatkowe adnotacje związane z korektą
Jak prawidłowo wypełnić notę korygującą – krok po kroku
Prawidłowe wypełnienie noty korygującej wymaga dokładności i precyzji. Oto szczegółowa instrukcja:
1. Przygotuj formularz noty korygującej (możesz skorzystać z gotowych wzorów dostępnych online, programów księgowych lub stworzyć własny dokument w Excel lub Word).
2. Wpisz wyraźny nagłówek „NOTA KORYGUJĄCA” na górze dokumentu.
3. Nadaj nocie kolejny numer i wpisz datę jej wystawienia. Numeracja not korygujących powinna być prowadzona chronologicznie i oddzielnie od innych dokumentów.
4. Wprowadź pełne dane nabywcy (wystawcy noty):
– Pełna nazwa firmy
– Dokładny adres siedziby
– NIP
– Ewentualnie REGON lub KRS (opcjonalnie)
5. Wprowadź analogiczne dane sprzedawcy (adresata noty).
6. Wskaż dokładnie, której faktury dotyczy korekta:
– Numer faktury
– Data wystawienia
– Ewentualnie data sprzedaży (jeśli jest istotna)
7. W formie tabeli lub opisu wskaż:
– Co jest błędne w fakturze (konkretny element)
– Jaka powinna być prawidłowa treść
8. Złóż czytelny podpis jako wystawca noty.
9. Prześlij notę do sprzedawcy w celu akceptacji i uzyskania podpisu lub potwierdzenia.
10. Po otrzymaniu akceptacji, zachowaj kopię noty wraz z potwierdzeniem dla celów księgowych i podatkowych.
Praktyczna wskazówka: Przygotuj notę korygującą w dwóch egzemplarzach – jeden dla wystawcy (nabywcy), drugi dla odbiorcy (sprzedawcy). Ułatwi to proces akceptacji i archiwizacji dokumentów.
Najczęstsze problemy z notami korygującymi i ich rozwiązania
W praktyce przedsiębiorcy często napotykają na różne problemy związane z notami korygującymi. Poznaj najczęstsze z nich wraz z praktycznymi rozwiązaniami:
Problem 1: Brak akceptacji noty przez sprzedawcę
Jeśli sprzedawca odmawia akceptacji noty korygującej, warto najpierw ustalić przyczynę. Może to wynikać z:
– Braku zgody co do faktycznego błędu
– Kwestionowania prawa do wystawienia noty
– Przeoczenia lub zaniedbania
Rozwiązanie: Skontaktuj się bezpośrednio ze sprzedawcą, wyjaśnij problem i uzasadnij konieczność korekty. W przypadku dalszej odmowy, rozważ wyjaśnienie sprawy z urzędem skarbowym lub skorzystaj z pomocy doradcy podatkowego.
Problem 2: Próba korekty elementów, których nie można korygować notą
Częstym błędem jest próba skorygowania notą elementów, które wymagają faktury korygującej, np. ceny, ilości towaru czy stawki VAT.
Rozwiązanie: W takim przypadku należy zwrócić się do sprzedawcy z prośbą o wystawienie faktury korygującej. Pamiętaj, że nota korygująca może dotyczyć wyłącznie danych formalnych, nie wpływających na wartość transakcji.
Problem 3: Nieprawidłowe wypełnienie noty korygującej
Błędy formalne w nocie korygującej mogą prowadzić do jej zakwestionowania przez organy podatkowe.
Rozwiązanie: Sprawdź dokładnie wszystkie elementy noty przed jej wysłaniem do sprzedawcy. W przypadku wykrycia błędu w już wystawionej nocie, najlepiej wystawić nową, poprawną notę, wyraźnie anulując poprzednią.
Problem 4: Brak odpowiedzi od sprzedawcy
Czasami sprzedawca może ignorować przesłaną notę korygującą lub zwlekać z jej akceptacją.
Rozwiązanie: Wyślij uprzejme przypomnienie, podkreślając znaczenie dokumentu dla Twojej księgowości. Jeśli to nie pomoże, rozważ kontakt telefoniczny lub osobisty. W ostateczności możesz skonsultować się z doradcą podatkowym w sprawie dalszego postępowania.
Podsumowanie – najważniejsze informacje o notach korygujących
Nota korygująca to przydatne narzędzie dla nabywców towarów i usług, pozwalające na samodzielne skorygowanie błędów formalnych w otrzymanych fakturach. Najważniejsze zasady, o których należy pamiętać:
1. Notę korygującą wystawia zawsze nabywca (odbiorca faktury).
2. Można nią skorygować wyłącznie dane formalne, nie wpływające na wartość transakcji.
3. Nota wymaga akceptacji przez sprzedawcę (wystawcę pierwotnej faktury).
4. Musi zawierać określone elementy, w tym wyraźne wskazanie błędnej i prawidłowej treści.
5. Należy ją przechowywać wraz z korygowaną fakturą dla celów księgowych i podatkowych.
Prawidłowe stosowanie not korygujących znacząco upraszcza procesy księgowe w firmie i pomaga w utrzymaniu porządku w dokumentacji. Pamiętaj jednak, że w przypadku wątpliwości zawsze warto skonsultować się z księgowym lub doradcą podatkowym, aby uniknąć potencjalnych problemów z organami skarbowymi.
Stosując się do powyższych wskazówek, sprawnie wystawisz i zaksięgujesz noty korygujące, oszczędzając czas i unikając niepotrzebnych komplikacji w kontaktach z kontrahentami oraz urzędem skarbowym.