Urlop na żądanie budzi emocje po obu stronach kadrowej barykady. Szczególnie wtedy, gdy pracownik zgłasza wolne dzień wcześniej. Jedni twierdzą, że to już nie może być urlop na żądanie, inni – że przepisy niczego takiego nie mówią. W praktyce od tej kwalifikacji zależą konkretne prawa i obowiązki obu stron stosunku pracy, a także to, czy w razie sporu pracownik będzie miał się czym bronić.
Podstawa prawna: czym w ogóle jest urlop na żądanie
Punkt wyjścia jest prosty: urlop na żądanie nie jest osobnym urlopem, tylko szczególnym trybem wykorzystania części urlopu wypoczynkowego. Mówi o tym art. 1672 Kodeksu pracy: pracownik może skorzystać z maksymalnie 4 dni urlopu „na żądanie” w roku kalendarzowym, w ramach przysługującego mu wymiaru urlopu wypoczynkowego.
Różnica nie dotyczy więc „rodzaju” urlopu, ale sposobu jego zgłaszania i terminu. Przy klasycznym urlopie wypoczynkowym termin jest ustalany wcześniej, zwykle w planie urlopów lub w porozumieniu z pracodawcą. Przy urlopie na żądanie kodeks stanowi, że pracownik zgłasza go „najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu, przed rozpoczęciem pracy”. Ten fragment staje się źródłem całego sporu o dzień wcześniejszy.
Druga istotna cecha: co do zasady pracodawca powinien udzielić urlopu na żądanie. Sąd Najwyższy dopuszcza co prawda odmowę w wyjątkowych sytuacjach (np. nagłe, poważne zagrożenie dla funkcjonowania zakładu), ale jako zasadę traktuje się obowiązek jego uwzględnienia. I właśnie dlatego pracodawcy są bardzo wrażliwi na to, czy dany dzień „liczy się” do puli 4 dni, czy nie.
Kluczowy spór: dzień wcześniej – urlop na żądanie czy zwykły?
Przepisy nie mówią wprost, że urlop na żądanie musi być zgłoszony „najpóźniej i nie wcześniej niż” w dniu rozpoczęcia. Mówią tylko o terminie najpóźniejszym, czyli o granicy, do której pracownik może zwlekać z decyzją. I tutaj rozchodzą się interpretacje.
Argumenty za traktowaniem zgłoszenia dzień wcześniej jako urlopu na żądanie
Podejście pierwsze, dość popularne w środowiskach prawniczych pro-pracowniczych, opiera się na literalnej i funkcjonalnej wykładni przepisu:
- skoro przepis wskazuje tylko termin najpóźniejszy („najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu”), to milczy o wcześniejszym zgłoszeniu – a więc go nie zakazuje,
- celem urlopu na żądanie jest elastyczne reagowanie na nieprzewidziane sytuacje po stronie pracownika – czasem wiadomo o nich dzień wcześniej (np. nagłe wezwanie do sądu, pogrzeb bliskiej osoby następnego dnia),
- brak uzasadnienia, by pracownik miał być „karany” za to, że poinformuje pracodawcę wcześniej niż musi – z punktu widzenia organizacji pracy wcześniejsze uprzedzenie jest wręcz korzystne,
- w praktyce jeśli pracodawca wie, że pracownik chce skorzystać z dni z puli 4 dni, i akceptuje to, trudno logicznie twierdzić, że następnie nie wlicza się tego do tej puli.
W tym ujęciu kluczowe jest to, jakie uprawnienie jest realizowane, a nie sam moment zgłoszenia. Jeżeli pracownik wyraźnie zaznacza, że korzysta z urlopu „na żądanie”, a pracodawca to przyjmuje – dzień wypoczynku wchodzi do limitu 4 dni, niezależnie od tego, czy zgłoszenie nastąpiło dzień, dwa dni, czy pięć dni wcześniej.
Urlop zgłoszony dzień wcześniej może być skutecznie potraktowany jako urlop na żądanie, o ile z treści zgłoszenia jasno wynika, że pracownik korzysta z uprawnienia z art. 1672 k.p., a pracodawca to akceptuje.
Z tego punktu widzenia interpretacja zawężająca (że urlop na żądanie „liczy się” tylko wtedy, gdy zgłoszony jest dokładnie w dniu rozpoczęcia) sztucznie ogranicza uprawnienia pracownika, a jednocześnie nie daje żadnych realnych korzyści organizacyjnych pracodawcy.
Argumenty za kwalifikacją jako zwykłego urlopu wypoczynkowego
Druga szkoła, częściej spotykana w działach HR dużych firm, wychodzi z bardziej formalnego założenia: tryby powinny być rozróżnialne. Skoro urlop na żądanie ma „nadzwyczajny” charakter, powinien być powiązany z sytuacją, w której pracownik nie jest w stanie zaplanować wolnego z wyprzedzeniem.
Z tej perspektywy zgłoszenie dzień wcześniej wygląda bardziej jak zwykłe korzystanie z urlopu wypoczynkowego „na wniosek”, tylko z krótszym niż zazwyczaj wyprzedzeniem. W efekcie niektórzy pracodawcy przyjmują praktykę:
- jeśli wniosek o wolne wpływa wcześniej niż w dniu planowanego rozpoczęcia, jest traktowany jako „zwykły” urlop wypoczynkowy,
- urlop na żądanie „liczy się” tylko wtedy, gdy zgłoszenie wpłynie w dniu, na który ma przypadać wolne.
Takie podejście jest korzystne z punktu widzenia pracodawcy, ponieważ „oszczędza” pulę 4 dni, którą pracownik mógłby wykorzystać później – już w trybie naprawdę „nagłym”. Zdarzają się też przypadki, gdy pracodawca wręcz nie pozwala zaznaczać, że chodzi o urlop na żądanie, jeżeli wniosek wpłynął dzień wcześniej, uznając to za niedopuszczalne.
Problem polega jednak na tym, że brakuje jednoznacznej podstawy prawnej dla takiego zawężenia. Jest to raczej praktyka organizacyjna, a nie odczytanie wprost z ustawy. W razie sporu przed sądem pracy takie stanowisko może być podważone, zwłaszcza jeśli pracownik ma dowód, że wyraźnie wnosił o urlop na żądanie.
Praktyka kadrowa, orzecznictwo i „szara strefa” interpretacyjna
Sądy pracy potwierdzały wielokrotnie, że:
- urlop na żądanie jest częścią urlopu wypoczynkowego (nie dodatkowym urlopem),
- pracownik może zgłosić żądanie najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy,
- pracodawca co do zasady ma obowiązek go udzielić, chyba że wyjątkowa sytuacja to uniemożliwia.
Jednocześnie brakuje orzeczenia, które jasno rozstrzygałoby, czy zgłoszenie urlopu na żądanie dzień wcześniej wyłącza możliwość traktowania go jako takiego. Dlatego w praktyce wiele zależy od:
1) wewnętrznych regulaminów i zwyczajów w firmie,
2) tego, jak precyzyjnie pracownik formułuje wniosek („proszę o udzielenie urlopu na żądanie w dniu…”, zamiast ogólnego „proszę o urlop”).
Niektóre regulaminy pracy próbują tę lukę wypełnić, wprowadzając zapisy typu: „urlop na żądanie zgłasza się w dniu jego wykorzystania”. Takie postanowienia nie mogą ograniczać uprawnienia wynikającego z kodeksu (pracownik zawsze może zgłosić najpóźniej w dniu urlopu), ale w praktyce są wykorzystywane do twierdzenia, że wcześniejsze zgłoszenie „automatycznie” czyni urlop zwykłym urlopem wypoczynkowym.
Tego rodzaju regulacje są co najmniej dyskusyjne. Kodeks nie uzależnia charakteru urlopu od tego, czy pracownik zgłosił go „z większym komfortem czasowym” dla przełożonego. Jeżeli pracownik korzysta z prawa do 4 dni urlopu w trybie na żądanie, to próby modyfikowania tego uprawnienia regulaminem powinny być oceniane bardzo ostrożnie.
Konsekwencje dla pracownika i pracodawcy
Spór o kwalifikację urlopu zgłoszonego dzień wcześniej nie jest akademicką zabawą w słowa. Pociąga za sobą konkretne skutki.
Dla pracownika stawką jest przede wszystkim:
- czy dany dzień będzie się liczył do limitu 4 dni (co ma znaczenie przy późniejszym ewentualnym konflikcie: „wykorzystał już wszystkie dni na żądanie” vs. „miał jeszcze prawo do kolejnego dnia”),
- czy przy kolejnym wniosku o urlop na żądanie pracodawca będzie mógł powołać się na „wyczerpanie limitu”,
- jak oceni to sąd pracy w razie sporu o nieusprawiedliwioną nieobecność, gdy pracodawca uznał, że limit był już wyczerpany.
Z kolei dla pracodawcy sposób kwalifikacji wpływa na:
- możliwość odmowy – przy zwykłym urlopie wypoczynkowym pracodawca ma większą swobodę w nieudzieleniu go z uwagi na potrzeby zakładu, przy urlopie na żądanie – znacznie mniejszą,
- planowanie obsady – 4 dni w roku, których termin pracownik może wybrać niemal „z dnia na dzień”, to realne utrudnienie organizacyjne,
- odpowiedzialność porządkową – jeżeli pracownik nie stawi się do pracy, powołując się na urlop na żądanie, a pracodawca uzna, że nie miał już do niego prawa (bo dni „zjadł” wcześniej), może próbować zastosować karę porządkową lub nawet rozwiązać umowę; to z kolei łatwo ląduje w sądzie.
Im mniej precyzyjnie w firmie ustalono zasady zgłaszania i kwalifikowania urlopu na żądanie, tym większe ryzyko, że ten sam dzień wolny zostanie po latach różnie „odczytany” przez pracownika, kadry i sąd.
W praktyce dobrze udokumentowana komunikacja (wnioski urlopowe, e-maile, system kadrowy) potrafi przeważyć szalę. Jeśli z dokumentacji wynika jasno, że dana nieobecność była udzielona jako „urlop na żądanie”, pracodawcy trudno będzie po czasie twierdzić, że tak nie było – nawet jeśli wniosek wpłynął dzień wcześniej.
Jak sensownie postępować w realnym zakładzie pracy
Z perspektywy pracownika i działu kadr opłaca się podejść do tematu pragmatycznie, zamiast próbować „przepychać” jedynie słuszną interpretację.
Po stronie pracownika: jasne komunikaty i świadomość limitu
Po pierwsze, warto zawsze precyzyjnie wskazywać tryb urlopu. Jeśli intencją jest skorzystanie z urlopu na żądanie, wniosek powinien to wprost zawierać – czy to w formie elektronicznej, czy papierowej. Zapis „wnoszę o urlop wypoczynkowy” jest dużo łatwiejszy do przekształcenia przez kadry w „zwykły” urlop niż „wnoszę o udzielenie urlopu wypoczynkowego w trybie urlopu na żądanie na podstawie art. 1672 k.p.”.
Po drugie, dobrze jest śledzić realny stan wykorzystania 4 dni. Niekiedy kadry rozliczają „po swojemu”, zaliczając do puli dni, których pracownik wcale nie traktował jako urlop na żądanie (np. nagle przełożony prosił, aby w systemie zaznaczyć taki tryb, bo „tak szybciej przejdzie”). W razie wątpliwości warto poprosić o zestawienie wykorzystanych dni i ewentualnie je zakwestionować na piśmie.
Po trzecie, przy zgłoszeniu urlopu dzień wcześniej dobrze jest uprzedzić przełożonego możliwie szybko, nawet jeśli przepisy pozwalają poczekać do dnia wolnego. W relacjach w zespole takie zachowanie zwykle buduje zaufanie i zmniejsza pokusę „formalnego” odmawiania uprawnień przy kolejnych wnioskach.
Po stronie pracodawcy: przejrzyste zasady i spójność praktyki
Dla pracodawcy najrozsądniejszym podejściem jest opisanie w regulaminie pracy procedury zgłaszania urlopu na żądanie, ale w sposób, który nie ogranicza ustawowego prawa. Można np. wskazać preferowaną formę (telefon, e-mail, system kadrowy), godzinę graniczną (np. na jedną godzinę przed rozpoczęciem zmiany) i zasady postępowania, gdy przełożony nie odbiera telefonu.
Ryzykowne jest natomiast wprowadzanie sztywnych zapisów typu: „urlop na żądanie nie może być zgłoszony wcześniej niż w dniu jego wykorzystania”. Taki zapis może zostać uznany za sprzeczny z celem przepisu, a w praktyce rodzi niepotrzebne konflikty. Lepiej wprost napisać, że:
- pracownik może zgłosić urlop na żądanie z wyprzedzeniem,
- jeżeli zgłosi go wcześniej niż w dniu rozpoczęcia, pracodawca co do zasady będzie go traktował jako urlop na żądanie, chyba że strony wyraźnie ustalą inaczej.
Kluczowa jest tu konsekwencja. Jeżeli firma raz zalicza „dzień wcześniej” do urlopu na żądanie, a innym razem uznaje to za zwykły urlop – tylko dlatego, że tym razem wygodniej jest powołać się na „brak dni na żądanie” – tworzy podłoże pod spory sądowe i zarzuty nierównego traktowania.
Dobrym kompromisem jest też praktyka, w której przełożony przy zgłoszeniu prosi pracownika o doprecyzowanie: „czy chce Pan/Pani potraktować ten dzień jako urlop na żądanie, czy jako zwykły urlop wypoczynkowy?”. Taka prosta procedura zmniejsza ryzyko późniejszych nieporozumień, a jednocześnie szanuje autonomię pracownika w dysponowaniu swoim urlopem.
Podsumowując: sam fakt zgłoszenia urlopu dzień wcześniej nie pozbawia go charakteru urlopu na żądanie. To, jak zostanie zakwalifikowany, zależy przede wszystkim od jasno wyrażonej woli pracownika, udokumentowanej komunikacji i konsekwentnej praktyki po stronie pracodawcy, a dopiero w dalszej kolejności – od regulaminowych „sztuczek” interpretacyjnych.