Notatka służbowa to dokument, który ma kluczowe znaczenie w komunikacji wewnętrznej firm i instytucji. Niezależnie od tego, czy chcesz udokumentować nieprawidłowe zachowanie pracownika, opisać zdarzenie w pracy czy przekazać ważne informacje przełożonym – prawidłowo sporządzona notatka służbowa pomoże Ci osiągnąć cel. W tym poradniku przedstawiam krok po kroku, jak napisać notatkę służbową, która będzie profesjonalna, precyzyjna i skuteczna.
Czym jest notatka służbowa i kiedy ją stosować
Notatka służbowa to wewnętrzny dokument o charakterze informacyjnym lub sprawozdawczym. Stosuje się ją w sytuacjach, które wymagają udokumentowania, takich jak:
- Raportowanie nieprawidłowości lub naruszeń regulaminu przez pracowników
- Opisanie przebiegu zdarzeń lub incydentów w miejscu pracy
- Dokumentowanie spotkań, rozmów lub ustaleń służbowych
- Przekazywanie ważnych informacji przełożonym lub współpracownikom
- Zgłaszanie problemów wymagających interwencji
Pamiętaj, że notatka służbowa może stanowić oficjalny dokument w postępowaniu dyscyplinarnym lub sądowym, dlatego zawsze pisz ją z zachowaniem obiektywizmu i dbałością o fakty.
Elementy prawidłowej notatki służbowej
Profesjonalna notatka służbowa powinna zawierać następujące elementy:
1. Nagłówek z nazwą dokumentu („Notatka służbowa”)
2. Miejsce i datę sporządzenia
3. Dane autora (imię, nazwisko, stanowisko)
4. Dane adresata (do kogo kierowana jest notatka)
5. Temat lub przedmiot notatki
6. Treść właściwą zawierającą opis zdarzeń lub informacji
7. Podpis autora
8. Ewentualne załączniki
Jak napisać notatkę służbową krok po kroku
Krok 1: Przygotowanie i formatowanie dokumentu
Rozpocznij od utworzenia nowego dokumentu w edytorze tekstu (np. Word) i ustaw odpowiednie marginesy (standardowo 2,5 cm z każdej strony). W górnej części dokumentu, po prawej stronie, wpisz miejscowość i datę sporządzenia notatki.
Przykład:
„`
Warszawa, 15.05.2023 r.
„`
Krok 2: Dodanie nagłówka i danych identyfikacyjnych
Na środku strony napisz wyraźnie „NOTATKA SŁUŻBOWA”. Poniżej, po lewej stronie, dodaj swoje dane jako autora:
„`
Autor:
Jan Kowalski
Specjalista ds. kadr
„`
Jeśli notatka jest kierowana do konkretnej osoby, dodaj również informację o adresacie:
„`
Do:
Anna Nowak
Kierownik Działu Personalnego
„`
Krok 3: Określenie tematu notatki
Sformułuj krótki, jednoznaczny temat notatki, który jasno wskazuje, czego dotyczy dokument:
„`
Dotyczy: Nieprzestrzeganie procedur bezpieczeństwa przez pracownika Jana Wiśniewskiego w dniu 14.05.2023 r.
„`
Krok 4: Napisanie treści właściwej
W tej części opisz szczegółowo zdarzenie lub informacje, które chcesz przekazać. Zadbaj o:
- Chronologiczny opis wydarzeń
- Dokładne daty i godziny
- Imiona i nazwiska osób uczestniczących
- Obiektywne przedstawienie faktów, bez osobistych opinii
- Przejrzystą strukturę z podziałem na akapity
Przykład treści notatki dotyczącej naruszenia procedur:
„`
W dniu 14.05.2023 r. o godz. 10:30 zaobserwowałem, że pracownik Jan Wiśniewski wykonywał prace na wysokości bez wymaganego zabezpieczenia (brak kasku ochronnego i szelek bezpieczeństwa), co stanowi naruszenie procedury bezpieczeństwa nr BHP/2023/05.
Po zwróceniu uwagi pracownikowi, Pan Wiśniewski odmówił zastosowania się do moich poleceń, twierdząc, że „to tylko krótkie zadanie i nic się nie stanie”. O sytuacji natychmiast poinformowałem kierownika zmiany, Pana Piotra Nowickiego, który nakazał pracownikowi przerwanie pracy i zastosowanie odpowiednich środków ochrony.
Zdarzenie miało miejsce w hali produkcyjnej nr 3, przy linii montażowej A. Świadkami sytuacji byli również: Tomasz Kwiatkowski (operator) i Marta Lewandowska (kontroler jakości).
„`
Krok 5: Zakończenie i podpis
Na końcu notatki umieść swój odręczny podpis oraz ewentualnie informację o załącznikach (jeśli takowe dołączasz):
„`
Załączniki:
1. Zdjęcie dokumentujące naruszenie procedury
2. Kopia procedury BHP/2023/05
[miejsce na podpis]
Jan Kowalski
„`
Przykłady notatek służbowych w różnych sytuacjach
Przykład 1: Notatka służbowa ze spotkania
„`
Warszawa, 10.05.2023 r.
NOTATKA SŁUŻBOWA
Autor:
Anna Kowalska
Specjalista ds. marketingu
Do:
Zespół Marketingu
Dotyczy: Ustalenia ze spotkania projektowego w dniu 10.05.2023 r.
W dniu 10.05.2023 r. w godzinach 13:00-14:30 w sali konferencyjnej nr 3 odbyło się spotkanie zespołu projektowego kampanii „Lato 2023”. W spotkaniu uczestniczyli: Jan Nowak (kierownik projektu), Anna Kowalska (specjalista ds. marketingu), Piotr Wiśniewski (grafik) oraz Katarzyna Zielińska (copywriter).
Podczas spotkania ustalono:
1. Termin rozpoczęcia kampanii: 15.06.2023 r.
2. Budżet kampanii: 50 000 zł
3. Główne kanały promocji: Facebook, Instagram, Google Ads
4. Osoby odpowiedzialne za poszczególne zadania:
– Piotr Wiśniewski: przygotowanie materiałów graficznych do 25.05.2023 r.
– Katarzyna Zielińska: opracowanie tekstów reklamowych do 30.05.2023 r.
– Anna Kowalska: konfiguracja kampanii w systemach reklamowych do 10.06.2023 r.
Kolejne spotkanie zespołu zaplanowano na 25.05.2023 r. o godz. 13:00.
[miejsce na podpis]
Anna Kowalska
„`
Przykład 2: Notatka służbowa nauczyciela
„`
Kraków, 12.05.2023 r.
NOTATKA SŁUŻBOWA
Autor:
Małgorzata Nowak
Nauczyciel języka polskiego
Do:
Dyrektor Szkoły Podstawowej nr 5 w Krakowie
Dotyczy: Incydent podczas przerwy w dniu 12.05.2023 r.
W dniu 12.05.2023 r. podczas pełnienia dyżuru na korytarzu szkolnym w czasie długiej przerwy (11:30-11:50) byłam świadkiem konfliktu między uczniami klasy 7b: Adamem Kowalskim i Piotrem Nowakiem.
O godz. 11:40 zauważyłam, jak Adam Kowalski popychał Piotra Nowaka przy szafkach szkolnych. Na moje polecenie chłopcy przerwali sprzeczkę. Po rozmowie z oboma uczniami ustaliłam, że konflikt dotyczył nieprzyjemnych komentarzy, które Adam miał zamieszczać na temat Piotra w mediach społecznościowych.
Przeprowadziłam z chłopcami rozmowę dyscyplinującą i poinformowałam ich o konsekwencjach podobnych zachowań. O sytuacji powiadomiłam również wychowawcę klasy 7b, Panią Annę Wiśniewską.
Rekomendacje:
1. Przeprowadzenie lekcji wychowawczej na temat odpowiedzialnego korzystania z mediów społecznościowych
2. Rozmowa z rodzicami obu uczniów
3. Obserwacja relacji między chłopcami w najbliższych dniach
[miejsce na podpis]
Małgorzata Nowak
„`
Praktyczne wskazówki do pisania notatek służbowych
1. Bądź obiektywny – opisuj fakty, nie opinie czy przypuszczenia.
2. Zachowaj chronologię – przedstawiaj wydarzenia w kolejności ich występowania.
3. Bądź precyzyjny – podawaj dokładne daty, godziny i miejsca zdarzeń.
4. Używaj prostego języka – unikaj żargonu, skrótów myślowych i niejasnych sformułowań.
5. Pisz zwięźle – koncentruj się na istotnych informacjach, unikaj rozwlekłości.
6. Sprawdź dokument – przed złożeniem podpisu przeczytaj notatkę i popraw ewentualne błędy.
Zawsze sporządzaj notatkę służbową jak najszybciej po zdarzeniu, gdy szczegóły są jeszcze świeże w pamięci. Odkładanie tego na później może prowadzić do pominięcia ważnych informacji.
Najczęstsze błędy przy pisaniu notatek służbowych
- Umieszczanie osobistych opinii zamiast faktów
- Pomijanie istotnych informacji (dat, godzin, miejsc)
- Używanie emocjonalnego języka
- Pisanie zbyt ogólnikowe, bez konkretów
- Niestaranne formatowanie dokumentu
- Brak podpisu lub daty sporządzenia
Notatka służbowa to dokument, który może mieć istotne znaczenie w wielu sytuacjach zawodowych. Przestrzegając przedstawionych zasad i korzystając z podanych przykładów, będziesz w stanie tworzyć profesjonalne i skuteczne notatki, które precyzyjnie dokumentują ważne zdarzenia i informacje w miejscu pracy. Pamiętaj, że dobrze napisana notatka służbowa nie tylko przekazuje informacje, ale również chroni interesy wszystkich zaangażowanych stron, zapewniając przejrzystość i rzetelność w komunikacji wewnętrznej.