Przedłużenie umowy o pracę to kluczowy moment w życiu zawodowym wielu osób. Gdy zbliża się termin wygaśnięcia obecnej umowy, a zależy nam na kontynuowaniu zatrudnienia, warto odpowiednio wcześnie przygotować formalne podanie. Dobrze napisany wniosek o przedłużenie umowy o pracę może znacząco zwiększyć szanse na pozytywne rozpatrzenie naszej prośby. W tym artykule krok po kroku przedstawimy, jak przygotować skuteczne podanie, które przekona pracodawcę do dalszej współpracy.
Kiedy złożyć podanie o przedłużenie umowy o pracę?
Timing odgrywa kluczową rolę w procesie ubiegania się o przedłużenie umowy. Zbyt późne złożenie podania może spowodować, że pracodawca zdąży już podjąć inne decyzje kadrowe lub nie będzie miał wystarczająco dużo czasu na rozpatrzenie wniosku.
Optymalny moment na złożenie podania o przedłużenie umowy o pracę to około 1-2 miesiące przed jej wygaśnięciem. Taki termin daje pracodawcy wystarczająco dużo czasu na analizę wniosku, a jednocześnie sygnalizuje, że zależy nam na dalszej współpracy i planujemy swoją przyszłość zawodową z wyprzedzeniem.
Warto wiedzieć, że pracodawca nie ma ustawowo określonego terminu, w którym musi poinformować o przedłużeniu lub nieprzedłużeniu umowy. Dlatego inicjatywa powinna wyjść od pracownika.
Jeśli pracujemy w dużej organizacji, gdzie decyzje kadrowe podejmowane są przez kilka osób lub wymagają dodatkowych procedur, warto rozważyć złożenie podania nawet z trzymiesięcznym wyprzedzeniem. Taka przezorność pokazuje również nasze strategiczne podejście do kariery zawodowej.
Elementy skutecznego podania o przedłużenie umowy
Dobrze skonstruowane podanie o przedłużenie umowy o pracę powinno zawierać kilka kluczowych elementów, które zwiększą jego skuteczność. Pamiętajmy, że jest to dokument formalny, który będzie analizowany przez pracodawcę pod kątem naszego profesjonalizmu i zaangażowania.
Dane formalne i nagłówek
Na początku podania należy umieścić miejscowość i datę w prawym górnym rogu. Poniżej, po lewej stronie, wpisujemy nasze dane osobowe: imię, nazwisko, stanowisko oraz dział/wydział. Następnie umieszczamy dane adresata: imię i nazwisko przełożonego lub nazwa działu kadr/HR, nazwa firmy. Nagłówek powinien jednoznacznie wskazywać cel dokumentu, np. „Podanie o przedłużenie umowy o pracę” lub „Wniosek o kontynuację zatrudnienia”.
Treść podania i uzasadnienie
W pierwszym akapicie należy jasno sformułować prośbę o przedłużenie umowy, podając konkretne informacje: obecne stanowisko, datę wygaśnięcia aktualnej umowy oraz preferowany okres przedłużenia (na czas określony czy nieokreślony).
Kolejne akapity powinny zawierać przekonujące uzasadnienie prośby – to najważniejsza część dokumentu. Należy w niej wykazać, że dalsze zatrudnienie będzie korzystne zarówno dla pracownika, jak i dla organizacji. Warto uwzględnić:
- Dotychczasowe osiągnięcia i sukcesy w firmie (konkretne projekty, inicjatywy)
- Nabyte umiejętności i kompetencje przydatne na stanowisku
- Plany rozwoju zawodowego w ramach organizacji
- Zaangażowanie w realizację celów firmy
Uzasadnienie przedłużenia umowy o pracę powinno być rzeczowe i poparte konkretnymi przykładami. Zamiast pisać „jestem dobrym pracownikiem”, lepiej podać: „w ciągu ostatniego roku zwiększyłem sprzedaż w moim regionie o 15%” lub „zoptymalizowałem procesy w dziale, co skróciło czas realizacji zadań o 20%”.
Język i styl podania o przedłużenie umowy
Sposób sformułowania prośby może mieć znaczący wpływ na jej odbiór przez pracodawcę. Podanie o przedłużenie umowy o pracę powinno być napisane profesjonalnym, ale jednocześnie naturalnym językiem.
Należy zachować formalny ton, stosując zwroty grzecznościowe, ale unikać nadmiernie kwiecistego stylu. Zdania powinny być jasne i konkretne. Warto używać języka pozytywnego, wyrażającego entuzjazm wobec dalszej współpracy, zamiast koncentrować się na obawach związanych z potencjalnym nieprzedłużeniem umowy.
Kluczowe jest również unikanie błędów językowych i literówek, które mogłyby świadczyć o braku staranności. Przed złożeniem podania warto poprosić zaufaną osobę o jego przeczytanie i wskazanie ewentualnych niedociągnięć. Dokument powinien być dopracowany pod każdym względem, co dodatkowo potwierdzi nasz profesjonalizm.
Praktyczny wzór podania o przedłużenie umowy o pracę
Poniżej przedstawiam przykładowy wzór podania, który można dostosować do indywidualnej sytuacji:
Warszawa, 15.05.2023 r.
Jan Kowalski
Specjalista ds. marketingu
Dział MarketinguDo:
Anna Nowak
Kierownik Działu Marketingu
Firma XYZ Sp. z o.o.Podanie o przedłużenie umowy o pracę
Szanowna Pani,
zwracam się z uprzejmą prośbą o przedłużenie mojej umowy o pracę na stanowisku Specjalisty ds. marketingu, która wygasa z dniem 30.06.2023 r. Będę wdzięczny za możliwość kontynuowania zatrudnienia na czas nieokreślony.
W ciągu ostatnich dwóch lat pracy w Firmie XYZ miałem możliwość uczestniczenia w kluczowych projektach marketingowych, w tym w kampanii rebrandingowej, która zwiększyła rozpoznawalność marki o 15% według ostatnich badań. Byłem również odpowiedzialny za optymalizację działań w mediach społecznościowych, co przełożyło się na wzrost zaangażowania użytkowników o 27% w porównaniu z rokiem poprzednim.
Systematycznie rozwijam swoje kompetencje zawodowe, czego dowodem jest ukończony w zeszłym miesiącu kurs Digital Marketing Pro oraz certyfikat Google Analytics. Zdobyta wiedza pozwala mi efektywniej realizować powierzone zadania i wdrażać innowacyjne rozwiązania.
Praca w Firmie XYZ daje mi dużą satysfakcję, a cele i wartości organizacji są zbieżne z moimi zawodowymi aspiracjami. W kolejnych miesiącach chciałbym skoncentrować się na rozwoju strategii content marketingowej, która według moich analiz mogłaby znacząco zwiększyć konwersję w naszym sklepie internetowym.
Liczę na pozytywne rozpatrzenie mojej prośby i możliwość dalszego wnoszenia wkładu w rozwój naszej firmy.
Z wyrazami szacunku,
Jan Kowalski
Co zrobić po złożeniu podania?
Złożenie podania o przedłużenie umowy to dopiero pierwszy krok. Aby zwiększyć szanse na pozytywne rozpatrzenie wniosku, warto podjąć dodatkowe działania:
Rozmowa z przełożonym
Po złożeniu formalnego podania dobrze jest umówić się na krótkie spotkanie z bezpośrednim przełożonym. Podczas takiej rozmowy możemy osobiście wyrazić chęć dalszej współpracy i odpowiedzieć na ewentualne pytania. To również doskonała okazja, by dowiedzieć się, jakie są oczekiwania wobec nas na przyszłość i jak możemy się rozwijać w strukturach firmy.
Podczas takiej rozmowy warto zachować profesjonalizm i spokój. Nie należy wywierać presji na pracodawcę ani stawiać ultimatum. Lepiej skupić się na pozytywnych aspektach dotychczasowej współpracy i konkretnych planach na przyszłość, które przyniosą korzyści firmie.
Śledzenie procesu decyzyjnego
Jeśli po złożeniu podania o przedłużenie umowy o pracę przez dłuższy czas nie otrzymujemy odpowiedzi, można delikatnie zapytać o status naszego wniosku. Najlepiej zrobić to podczas rutynowego spotkania z przełożonym lub poprzez krótką wiadomość e-mail.
Należy pamiętać, że w dużych organizacjach proces decyzyjny może trwać dłużej ze względu na konieczność konsultacji z różnymi działami lub oczekiwanie na zatwierdzenie budżetu. Cierpliwość i profesjonalne podejście są w takiej sytuacji kluczowe. Warto w tym czasie nadal wykazywać się zaangażowaniem i wysoką jakością pracy, co dodatkowo wzmocni naszą pozycję negocjacyjną.
Najczęstsze błędy przy pisaniu podania o przedłużenie umowy
Przygotowując podanie o przedłużenie umowy o pracę, warto unikać kilku typowych błędów, które mogą negatywnie wpłynąć na jego odbiór:
Zbyt późne złożenie wniosku – jak już wspomnieliśmy, timing jest kluczowy. Złożenie podania na kilka dni przed wygaśnięciem umowy może być odebrane jako brak planowania i zaangażowania w przyszłość firmy.
Koncentracja na własnych potrzebach – podanie skupiające się wyłącznie na naszych korzyściach (np. „potrzebuję stabilizacji finansowej”) zamiast na wartości, jaką wnosimy do organizacji, rzadko przekonuje pracodawcę. Zawsze należy pokazać obopólne korzyści z kontynuacji współpracy.
Brak konkretów – ogólnikowe stwierdzenia bez poparcia faktami i liczbami są znacznie mniej przekonujące niż konkretne osiągnięcia i wymierne rezultaty naszej pracy. Warto operować danymi liczbowymi, które dokumentują nasze sukcesy.
Negatywne argumenty – straszenie trudnościami, jakie firma napotka po naszym odejściu, nie jest dobrą strategią. Lepiej skupić się na pozytywnych aspektach dalszej współpracy i wartości dodanej, którą możemy wnieść w przyszłości.
Skuteczne podanie o przedłużenie umowy o pracę to takie, które jasno komunikuje nasze intencje, podkreśla dotychczasowe osiągnięcia i pokazuje wartość, jaką wnosimy do organizacji. Odpowiednio przygotowany dokument, złożony we właściwym czasie, znacząco zwiększa nasze szanse na kontynuowanie zatrudnienia na preferowanych warunkach. Pamiętajmy, że przedłużenie umowy to nie tylko kwestia formalności, ale przede wszystkim decyzja biznesowa – naszym zadaniem jest przekonać pracodawcę, że dalsza współpraca będzie dla firmy korzystna i opłacalna.