Niezapłacona faktura to poważny problem dla każdego przedsiębiorcy. Szczególnie istotna jest kwestia podatku VAT, który trzeba odprowadzić niezależnie od tego, czy kontrahent uregulował należność. Brak płatności za wystawioną fakturę nie zwalnia z obowiązku odprowadzenia podatku VAT do urzędu skarbowego. Jakie obowiązki podatkowe ciążą na przedsiębiorcy w przypadku niezapłaconych faktur? Kiedy można odzyskać VAT od nieściągalnych należności? Poniżej przedstawiamy najważniejsze informacje dotyczące rozliczania podatku VAT od niezapłaconych faktur.
Zasada memoriałowa w podatku VAT
W polskim systemie podatkowym obowiązuje zasada memoriałowa, która ma kluczowe znaczenie dla rozliczania podatku VAT. Zgodnie z tą zasadą, obowiązek podatkowy powstaje w momencie dostarczenia towaru lub wykonania usługi, niezależnie od tego, czy kontrahent zapłacił za fakturę.
Zasada memoriałowa oznacza, że sprzedawca musi odprowadzić podatek VAT do urzędu skarbowego nawet jeśli nie otrzymał zapłaty od kupującego.
Dla przedsiębiorców stanowi to poważne obciążenie finansowe, ponieważ muszą oni zapłacić podatek z własnych środków, mimo braku wpływu od kontrahenta. W praktyce oznacza to, że firma kredytuje nie tylko swojego klienta, ale również budżet państwa. Z kolei nabywca ma prawo do odliczenia VAT naliczonego z otrzymanej faktury, nawet jeśli jeszcze jej nie opłacił.
Ulga na złe długi – ratunek dla wierzycieli
Ustawodawca, dostrzegając problem przedsiębiorców z niezapłaconymi fakturami, wprowadził mechanizm zwany „ulgą na złe długi”. Pozwala ona na odzyskanie podatku VAT od nieściągalnych należności po spełnieniu określonych warunków.
Aby skorzystać z ulgi na złe długi, należy spełnić następujące warunki:
- Od daty wystawienia faktury musi upłynąć 90 dni od terminu płatności
- Należność nie została uregulowana ani zbyta w jakiejkolwiek formie
- Zarówno wierzyciel, jak i dłużnik w dniu poprzedzającym złożenie deklaracji podatkowej muszą być czynnymi podatnikami VAT
- Dłużnik nie może być w trakcie postępowania restrukturyzacyjnego, upadłościowego lub likwidacji
- Od daty wystawienia faktury nie upłynęły 2 lata (licząc od końca roku, w którym została wystawiona)
Wierzyciel może skorzystać z ulgi na złe długi poprzez korektę deklaracji VAT za okres, w którym powstał obowiązek podatkowy z tytułu niezapłaconej faktury. Korekta ta pozwala na zmniejszenie podatku należnego o kwotę VAT z niezapłaconej faktury, co bezpośrednio wpływa na poprawę płynności finansowej przedsiębiorstwa.
Obowiązki dłużnika przy niezapłaconej fakturze
Mechanizm ulgi na złe długi nakłada również obowiązki na dłużnika, czyli podmiot, który nie zapłacił za otrzymaną fakturę. Gdy upłynie 90 dni od terminu płatności, dłużnik musi:
- Dokonać korekty odliczonego wcześniej podatku VAT naliczonego
- Zwiększyć kwotę podatku należnego w rozliczeniu za okres, w którym upłynął 90. dzień od terminu płatności
Co istotne, obowiązek ten powstaje z mocy prawa i dłużnik musi go wypełnić niezależnie od tego, czy wierzyciel skorzystał z ulgi na złe długi. Niedopełnienie tego obowiązku może skutkować sankcjami ze strony organów podatkowych, w tym naliczeniem odsetek od zaległości podatkowych oraz potencjalną karą w postępowaniu karno-skarbowym.
Przykład praktyczny
Firma A wystawiła fakturę na kwotę 12 300 zł (w tym 2 300 zł VAT) dla Firmy B z terminem płatności 14 dni. Firma A odprowadza VAT do urzędu skarbowego, a Firma B odlicza VAT naliczony. Po 90 dniach od terminu płatności faktura pozostaje niezapłacona.
W tej sytuacji:
- Firma A (wierzyciel) może skorygować deklarację VAT i odzyskać 2 300 zł zapłaconego wcześniej podatku
- Firma B (dłużnik) musi zwiększyć swój podatek należny o 2 300 zł w deklaracji za okres, w którym upłynęło 90 dni od terminu płatności
Jeśli Firma B ureguluje należność po tym, jak Firma A skorzystała z ulgi na złe długi, Firma A będzie zobowiązana do ponownej korekty deklaracji VAT i odprowadzenia podatku od otrzymanej płatności.
Rozwiązanie problemu niezapłaconej faktury
Gdy kontrahent nie płaci za fakturę, warto podjąć następujące kroki:
- Kontakt z dłużnikiem – często zwykła rozmowa telefoniczna może wyjaśnić sytuację i przyspieszyć płatność
- Wysłanie wezwania do zapłaty – formalny dokument zwiększający szanse na odzyskanie należności i stanowiący dowód w ewentualnym postępowaniu sądowym
- Skorzystanie z ulgi na złe długi po upływie 90 dni – aby odzyskać przynajmniej zapłacony podatek VAT
- Rozważenie windykacji polubownej lub sądowej – zaangażowanie profesjonalnej firmy windykacyjnej lub skierowanie sprawy na drogę sądową
- W ostateczności – sprzedaż wierzytelności firmie windykacyjnej, co pozwoli odzyskać przynajmniej część należności
Pamiętaj: jeśli po skorzystaniu z ulgi na złe długi dłużnik ureguluje należność, wierzyciel będzie zobowiązany do ponownej korekty deklaracji VAT i zapłaty podatku.
Niezapłacone faktury a koszty podatkowe
Warto pamiętać, że problem niezapłaconych faktur dotyka nie tylko podatku VAT, ale również podatku dochodowego. Zgodnie z przepisami, jeżeli należność wynikająca z faktury nie zostanie uregulowana w ciągu 90 dni od upływu terminu płatności, dłużnik ma obowiązek zmniejszyć koszty uzyskania przychodów o kwotę wynikającą z tej faktury.
To podwójna konsekwencja dla nierzetelnych płatników – muszą oni nie tylko skorygować odliczony VAT, ale również zwiększyć podstawę opodatkowania w podatku dochodowym, co skutkuje wyższym zobowiązaniem podatkowym. Mechanizm ten ma na celu mobilizowanie przedsiębiorców do terminowego regulowania zobowiązań i poprawę płynności finansowej w obrocie gospodarczym.
Podsumowanie
Niezapłacone faktury stanowią poważny problem dla przedsiębiorców, szczególnie w kontekście podatku VAT. Kluczowe informacje, które należy zapamiętać:
- Podatek VAT należy odprowadzić niezależnie od otrzymania zapłaty (zasada memoriałowa)
- Po 90 dniach od terminu płatności wierzyciel może skorzystać z ulgi na złe długi i odzyskać zapłacony wcześniej podatek
- Dłużnik ma obowiązek korekty odliczonego VAT po upływie 90 dni od terminu płatności
- Niezapłacone faktury wpływają również na koszty uzyskania przychodów w podatku dochodowym
Regularne monitorowanie płatności i szybka reakcja na opóźnienia pozwolą zminimalizować negatywne skutki niezapłaconych faktur. Warto również zadbać o odpowiednie zapisy w umowach handlowych, które zabezpieczą interesy firmy w przypadku braku płatności. W przypadku wątpliwości dotyczących rozliczania podatku VAT od niezapłaconych faktur, warto skonsultować się z doradcą podatkowym, który pomoże zastosować optymalne rozwiązania zgodne z aktualnie obowiązującymi przepisami.